Tổng đài VoIP – Thay đổi để thành công cho doanh nghiệp

Hiện nay việc sử dụng tổng đài Analog đã không còn phổ biến. Thay thế bằng giải pháp sử dụng tổng đài VoIP đã và đang nâng lên một tầm cao mới thực sự cho doanh nghiệp. Sự đa dạng và tiện ích của tổng đài này đã khiến cho VoIP đang ngày càng chiếm lĩnh thị trường. Vậy VoIP là gì? Điều gì khiến cho tổng đài này trở nên HOT như hiện nay?

Sức hấp dẫn không thể cưỡng lại của tổng đài VoIP

Voice IP được hiểu là tổng đài IP hay chính là tổng đài ảo. Hệ thống này sử dụng giao thức Internet truyền qua nền tảng IP. Đây chính là thế mạnh và điểm nổi bật của tổng đài VoIP. Vì sao nói nó là điểm mạnh của tổng đài này. Bởi lẽ khi hoạt động trong môi trường internet VoIP hoàn toàn không có giới hạn về địa lý.

VoIP được viết tắt từ cụm từ Voice Over Internet Protocol. Nó có nghĩa là truyền âm thanh giọng nói con người qua môi trường internet. Hiện tại đây là tổng đài được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Hệ thống này đang được sử dụng rộng rãi trên thị trường, có rất nhiều doanh nghiệp chuyên về kênh bán hang đã ưu tiên sử dụng VoIP. Thời kỳ của Analog đã chuẩn bị khép lại nhường chỗ cho sự tinh tế của VoIP.

Những tập đoàn lớn hay kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều đang tiến hành sử dụng nền tảng VoIP. Trong việc phát triển kênh tiêu dùng cũng như chăm sóc khách hàng hậu mãi thì VoIP là ưu tiên số 1. Tổng đài này thực sự cần thiết cho đối tượng khách hàng có nhiều chi nhánh. Muốn đẩy nhanh mức tiêu thụ, doanh số bán hàng đương nhiên khâu chăm sóc qua tổng đài cực kỳ quan trọng.

VoIP sẽ giúp doanh nghiệp của bạn truyền thông tin dữ liệu thông qua LAN/WAN/Internet -IP. Trong khi đó tổng đài Analog chỉ truyền dữ liệu thông qua mạng cáp/line thông thường. Nhờ điều này mà sự kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng trở nên thuận tiện hơn khi chỉ dùng 1 đầu số duy nhất để kết nối nhưng không giới hạn cuộc gọi đồng thời.

Cơ chế hoạt động của tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP sẽ sử dụng công nghệ chuyển mạch gói khác biệt với công nghệ cũ trên Analog. Công nghệ này được dùng để thay thế cho cơ chế chuyển mạch kênh công nghệ Analog. Với giao thức mới này nó cho phép trên một đường truyền tín hiệu nén được nhiều kênh thoại tích hợp. Điều này có thể làm được nhờ việc truyền tín hiệu trên nền tảng internet (lan/wan). Công nghệ này nâng tầm giới hạn cho việc chăm sóc khách hàng qua tổng đài.

Với VoIP mọi thông tin là không có giới hạn. Hay nói cách khác là nó không bị phụ thuộc vào vị trí địa lý. Điều này rất có ích cho kênh mua bán của doanh nghiệp khi bán hàng online. Vì nó giúp tăng tối đa số lượng cuộc gọi đồng thời có thể kết nối được đến tổng đài. Tối ưu hóa đường truyền và giảm giá thành cuộc gọi chính là điều mà VoIP hướng tới.

Khi tiến hành cài đặt doanh nghiệp sẽ được thiết lập VoIP trên một thiết bị phần cứng hoặc có thể là soft trên PC, Smartphone có hỗ trợ chuẩn SIP kết nối với IP của nhà cung cấp.

Yêu cầu kỹ thuật để setup tổng đài VoIP là gì?

Một số yêu cầu cơ bản khi khách hàng lắp đặt tổng đài VoIP. Những yếu tố này bắt buộc doanh nghiệp cần đảm bảo đó chính là nguồn điện và tốc độ mạng. Về cơ chế hoạt động tổng đài sẽ nằm trên kênh Data Center hoặc phòng Sever riêng nếu có.

Bên cạnh đó điều cần thiết và bắt buộc đó là phải có kỹ thuật viên IT chuyên trách riêng. Đây là nhân lực cần có để thực hiện đảm nhận vận hành. Hệ thống internet của doanh nghiệp phải ổn định 24/24 và có kết nối đảm bảo yeu cầu. VoIP cũng cần đảm bảo không gian lưu trữ có ổ cứng lớn chứa file ghi âm.

Điểm danh những ưu điểm tuyệt vời của VoIP

• Chi phí thấp là yếu tố đầu tiên phải kể đến khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ. Các chi phí như phí gọi liên tỉnh đều không còn khi bạn sử dụng tổng đài VoIP.
• Sử dụng dễ dàng cài đặt nhanh chóng, cấu hình thiết lập thuận tiện là ưu điểm nổi bật thứ 2 của VoIP.
• Tận dụng được tài nguyên hạ tầng mà doanh nghiệp nào cũng có sẵn đó Internet, LAN.
• Dễ dàng tiến hành mở rộng hệ thống tổng đài mà hoàn toàn không cần chi chí nâng cấp phần cứng.
• Chuyển tiếp vùng chưa bao giờ dễ dàng hơn với VoIP như hiện nay.
• Hoàn toàn không còn bị giới hạn về số lượng máy điện thoại.
• Hệ thống quản trị dễ kiểm soát theo dõi, quản lý thông qua Website Portal.
• Tiết kiệm nhân sự tham gia trực tổng đài cho doanh nghiệp của bạn. VoIP với cơ chế tự động bao gồm: Trả lời, phân phối cuộc gọi (IVR, ACD) đến Voice mail…

Vậy VoIP nên hay không nên cài đặt?

Với những tính năng ưu việt của tổng đài VoIP chắc chắn nên cài đặt. Điều đầu tiên vì sao nên cài đặt vì nó là công nghệ tiên tiến nhất hiện nay. Với sự tiện dụng nó sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tiếp cận khách hàng tốt hơn. Mục tiêu của kênh tiêu thụ chính là doanh số bán ra. Mà vấn đề quyết định cho điều này chính là khách hàng. Điều chỉnh được kênh tổng đài chăm sóc tốt chính là đưa khách hàng đến gần sản phẩm hơn.

Điều thứ 2 cần phải nói đến chính là việc nhiều đường truyền tín hiệu được nén trên một kênh thoại. Việc này giúp doanh nghiệp giảm được khá nhiều chi phí cho kênh chăm sóc qua tổng đài. Tại Việt Nam thì 175 – VISHIPEL, 177 – SPT, 171 – VNPT hay 178 – Viettel đều sử dụng phương thức này.

Dịch vụ VoIP với nhiều tính năng nổi bật đáp ứng tiện ích tối đa cho người dùng. Một số giao thức thường được sử dụng trong VoIP như: Sip, h323, mgcp. Trong đó có giao thức H323 không đơn thuần dùng để truyền tiếng nói mà còn có thể sử dụng để truyền video trên nền tảng IP. Đây chính là bước đột phá mới của VoIP – Giải pháp Video conference.

Các thương hiệu phần mềm tổng đài VoIP phổ biến hiện nay

Ngay sau khi thiết lập phần cứng và phần mềm bạn sẽ có được tổng đài IP vô cùng chuyên nghiệp. Các thương hiệu tổng đài VoIP phổ biến hiện nay rất đa dạng và không ngừng phát triển. Bên cạnh đó phải kể đến Asterisk, Freeswitch, FreePBX, Elastix,… Trên hệ thống VoIP thì đây là phần mềm opensource miễn phí rất tốt và phổ biến nhất hiện tại.. Cũng giống như phần cứng mỗi một phần mềm lại có ưu nhược điểm riêng. Nếu doanh nghiệp của bạn băn khoăn không biết dùng loại nào phù hợp nhất có thể yêu cầu tư vấn kỹ thuật.

Công ty TNHH TMDV Công Nghệ Song Thành có đội ngũ chuyên viên kỹ thuật chuyên nghiệp và tận tâm. Mọi thắc mắc đều được chúng tôi tận lực hỗ trợ với mục tiêu mang lại quyền lợi cao nhất cho doanh nghiệp. Công Nghệ Song Thành lấy khách hàng làm trung tâm phát triển bền vững nhất.

Đến với Song Thành quý khách sẽ được trải nghiệm hệ thống tổng đài VoIP với dịch vụ tốt nhất.

Mọi thông tin xin vui lòng liên hệ :

CÔNG TY TNHH TMDV CÔNG NGHỆ SONG THÀNH

ĐC: Tầng lửng, An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, P.7, Q.3, TP.HCM

Văn phòng giao dịch: 337 Hồng Bàng, Phường 11, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 1900 2028

Email: info@voicecloud.vn